Финансовые заявки и многоуровневое согласование

Для чего нужен

• Создание заявки на расход или оплату, бюджетный контроль, маршрут согласования и проведение операции.
• Дать сотруднику точный порядок действий и ожидаемый результат: Расход имеет основание, утверждённый маршрут, платёжный факт и прозрачную историю.
• Закрепить единый рабочий сценарий для команды, руководителя и администратора.

Кто работает

• Инициатор создаёт заявку.
• Руководитель и финансист согласуют.
• Казначей проводит платёж.
• Бухгалтер сверяет факт.

Порядок работы

1. 1

   Создайте заявку

   Общая кнопка «Создать» → заявка: описание, сумма, валюта, категория (фонд), получатель, желаемая дата оплаты и при необходимости сделка или проект.

2. 2

   Приложите основание

   Фото или PDF счёта, договора или акта (до 25 МБ) и комментарий для согласующих.

3. 3

   Отправьте на согласование

   Цепочка строится по правилам «Настройки → Рабочие процессы → Финансы → Согласование» по категории и сумме и появляется в карточке после создания.

4. 4

   Пройдите уровни

   Каждый согласующий видит контекст и нажимает «Согласовать» или «Отклонить» на своём уровне.

5. 5

   Решите в бюджете

   Заявка с датой оплаты в месяце и все просроченные попадают в бюджет «Финансового планирования»: Одобрить, Перенести или Отклонить.

6. 6

   Проведите оплату

   Бухгалтер нажимает «Оплатить»; проведённые операции видны во вкладке «Платежи» карточки.

7. 7

   Сверьте с выпиской

   Во вкладке «Сверка» раздела «Выписки» списание банка связывается с заявкой.

Возможности

• Мультивалютность.
• Уровни согласования.
• Остаток фонда в карточке.
• Вложения.
• Факт оплаты.
• Фильтр: Активные, На согласовании, К оплате, Просроченные, Оплаченные, Отклонённые, Все.
• Регулярные платежи (⚙ на странице «Заявки»).
• История.

Связи с другими модулями

• В заявке указывается сделка или проект.
• Documents хранит договор.
• Выписки сверяют списания с заявками.
• Оплаченные заявки дают факт БДР, неоплаченные — прогноз денег и календарь платежей.

Что происходит дальше

• Расход имеет основание, утверждённый маршрут, платёжный факт и прозрачную историю.
• Изменение фиксируется в истории и становится доступно только участникам с подходящими правами.
• Связанные модули получают событие и обновляют свои списки, уведомления или показатели.

Пример: Финансовые заявки и многоуровневое согласование

Перед расходом, оплатой поставщику, выдачей денег, возвратом или внутренним перемещением.

1. Создайте заявку: Общая кнопка «Создать» → заявка: описание, сумма, валюта, категория (фонд), получатель, желаемая дата оплаты и при необходимости сделка или проект.
2. Приложите основание: Фото или PDF счёта, договора или акта (до 25 МБ) и комментарий для согласующих.
3. Отправьте на согласование: Цепочка строится по правилам «Настройки → Рабочие процессы → Финансы → Согласование» по категории и сумме и появляется в карточке после создания.
4. Пройдите уровни: Каждый согласующий видит контекст и нажимает «Согласовать» или «Отклонить» на своём уровне.
5. Решите в бюджете: Заявка с датой оплаты в месяце и все просроченные попадают в бюджет «Финансового планирования»: Одобрить, Перенести или Отклонить.
6. Проведите оплату: Бухгалтер нажимает «Оплатить»; проведённые операции видны во вкладке «Платежи» карточки.
7. Сверьте с выпиской: Во вкладке «Сверка» раздела «Выписки» списание банка связывается с заявкой.

Проверка перед запуском

• Сумма и валюта верны.
• Статья выбрана.
• Контрагент указан.
• Документы приложены.
• Согласующие имеют право уровня.
• Факт сопоставлен.

Частые вопросы