Операционный контур

Документы и шаблоны

Тексты и база знаний, документы по шаблонам на фирменном бланке, загруженные файлы, папки с доступом по подразделениям, согласование и связи с ERP.

Открыть раздел в Taska

Для чего нужен

  • Хранить знания и рабочие документы.
  • Формировать документы по данным системы.
  • Проводить согласование и сохранять версию решения.
Когда использовать: Для регламентов, договоров, КП, актов, складских движений, доставок и производственных заказов.

Кто работает

  • Автор создаёт документ.
  • Редактор совместно готовит содержимое.
  • Согласующий принимает решение.
  • Администратор создаёт шаблоны.

Порядок работы

  1. 1

    Выберите тип

    Кнопка «Создать» на странице «Документы»: документ, загрузка Word, Excel или PDF, документ по шаблону, папка, шаблон, договор, недельный план или протокол.

  2. 2

    Создайте содержимое

    Блоки текста, таблицы, файлы или поля сущности. В шаблоне пишется «Текст документа» целиком, данные подставляются кнопкой «Вставить данные», например {client.name}. Пустой текст — в PDF будет таблица полей.

  3. 3

    Оформите бланк

    «Документы → Шаблоны → Фирменные бланки»: логотип, шапка с реквизитами, подвал, подписи, поля страницы или готовый бланк из Word (PDF или DOCX) фоном листа A4. В шаблоне бланк выбирается в блоке «Печатная форма (PDF)»; без выбора используется основной бланк.

  4. 4

    Свяжите контекст

    Привязка ставится автоматически: файл из задачи (блок «Файлы» → «Прикрепить файлы») после перевода задачи в «Готово» попадает в «Документы → Файлы задач» с привязкой к задаче; документы складских движений, доставок и производственных заказов привязаны к своей операции. Привязка видна в колонке «Привязка», клик открывает задачу. Вручную привязать готовый документ к задаче, сделке или клиенту сейчас нельзя.

  5. 5

    Разложите по папкам

    Закрытую папку видят все, а открыть могут владелец, администраторы и те, кому выдан доступ кнопкой «Доступ»: сотрудник, роль или подразделение вместе с подотделами.

  6. 6

    Настройте маршрут

    Участники, подписи, согласование и бизнес-процесс.

  7. 7

    Опубликуйте версию

    Зафиксируйте утверждённое состояние и права доступа.

Возможности

  • Блочный редактор и совместное редактирование.
  • Загрузка Word, Excel и PDF.
  • Папки с доступом для сотрудников, ролей и подразделений; закрытая папка видна с замком.
  • Папки по подразделениям оргструктуры и типовая структура папок по отделам в один клик.
  • Папка клиента «Клиенты / <клиент>» с подпапками «Логотипы и брендбук», «Договоры и документы», «Контент».
  • Шаблоны с текстом документа и подстановкой данных.
  • Фирменные бланки и PDF на бланке.
  • Версии и восстановление значений.
  • Публичные ссылки.
  • Согласование.
  • Вкладки: договоры, недельные планы, протоколы, финзаявки, доставки, производство, складские движения.

Связи с другими модулями

  • CRM подставляет клиента и сделку.
  • «Контент» открывает папку клиента кнопкой «Папка клиента»; папка создаётся сама, когда клиента берут в работу.
  • Оргструктура даёт доступ к папкам подразделений: перевели сотрудника — доступ меняется сам.
  • Inventory проводит складское движение.
  • Production исполняет производственный заказ.
  • Logistics исполняет доставку.
  • BPM ведёт маршрут.

Что происходит дальше

  • Текстовый документ доступен участникам.
  • Бизнес-документ может изменить состояние связанного модуля после проведения.
  • Согласованная версия становится неизменяемым основанием операции.

Пример: Складское движение

Материал передают с основного склада на объект.

  1. Кладовщик создаёт документ движения.
  2. Выбирает склад-источник, склад-получатель и позиции.
  3. Ответственный подтверждает.
  4. Документ проводится.
Результат: Остатки меняются атомарно, история документа объясняет основание движения.

Проверка перед запуском

  • Тип документа соответствует операции.
  • Связанная сущность выбрана.
  • Права участников настроены.
  • Версия утверждена.
  • Проведение выполнено один раз.

Частые вопросы

Текстовый документ и бизнес-документ отличаются?

Текстовый хранит знания и материалы. Бизнес-документ имеет типизированные поля и после проведения меняет связанные сущности.

Как печатать договор на фирменном бланке?

Откройте «Документы → Шаблоны → Фирменные бланки», создайте бланк и отметьте его основным. В шаблоне выберите бланк в блоке «Печатная форма (PDF)» и напишите «Текст документа» с данными через «Вставить данные». Документ по шаблону скачивается в PDF на этом бланке. Готовый бланк из Word загрузите файлом PDF или DOCX в «Готовый бланк»: он ляжет под каждую страницу как в оригинале, поля подберутся сами. На основном бланке печатается и КП по сделке.

Почему папка видна с замком?

Папку видят все, а открыть могут владелец, администраторы и те, кому выдан доступ. Попросите владельца выдать доступ через «Доступ» — вам, вашей роли или подразделению.

Как создать папки для отделов?

«Создать → Папки по подразделениям оргструктуры» создаёт папку на каждое подразделение, и его сотрудники сразу получают доступ. Повторный запуск досоздаёт папки для новых подразделений и не меняет существующие. «Структура папок по отделам» создаёт типовые папки 01–05 с подпапками.

Как привязать документ к задаче?

Два способа. Вручную: в «Документах» откройте меню строки документа (⋯) или меню открытого документа и выберите «Привязать к…», затем тип (задача, сделка, клиент, проект) и найдите карточку по названию или номеру; привязок может быть несколько. Из карточки: в задаче и в сделке или клиенте на вкладке «Файлы», в проекте кнопкой «Документы» нажмите «Прикрепить из Документов» и выберите документ или папку. Автоматически: файлы из блока «Файлы» задачи попадают в «Документы → Файлы задач» с привязкой к задаче, когда задачу переводят в «Готово». Все привязки видны в колонке «Привязка».

Почему файла из задачи нет в «Документах»?

Файлы задачи копируются в «Документы → Файлы задач» только когда задачу переводят в «Готово». Пока задача не завершена, файла в «Документах» нет — это нормально, он виден в самой задаче в блоке «Файлы».

Как сделать, чтобы файлы задач попадали в нужную папку?

Задачи → Шаблоны → откройте шаблон → поле «Папка Docs для готовых файлов» → выберите папку. Задачи по этому шаблону при «Готово» сохранят файлы туда. У того, кто закрывает задачу, должны быть права на редактирование папки.

Можно ли привязать документ к сделке или клиенту?

Да. В «Документах» в меню строки (⋯) или в меню открытого документа выберите «Привязать к…» и найдите сделку, клиента, задачу или проект. Папку привязывают так же, из меню строки папки: её документы появятся в карточке. В карточке сделки и клиента на вкладке «Файлы» есть блок «Документы» с кнопкой «Прикрепить из Документов». Блок «Карточка Taska» в редакторе — это ссылка внутри текста, а не привязка.

Следующие материалы

Бизнес-процессы и согласованияСклад и номенклатураПроизводствоЛогистика и доставка