Автоматизация учебного центра: от заявки до продления

Частные учебные центры в России растут: подготовка к ЕГЭ и ОГЭ, иностранные языки, программирование для детей, творческие студии. Родители выбирают центр по отзывам и соцсетям, пишут в мессенджер и ждут быстрого ответа. Если заявки, расписание и оплаты живут в разных местах, центр теряет и новых учеников, и деньги.

Разберём, как собрать работу центра в одну систему и что даёт конфигурация ClassUp на ядре Taska.

Типичные потери

• после пробного урока никто не перезванивает;
• сроки оплаты проходят, долги теряются в таблице;
• группы открываются недобранными, кабинеты пересекаются;
• зарплату преподавателей считают вручную;
• родители не знают о пропусках ребёнка.

Шаг первый: заявки и пробный урок

Каждая заявка становится карточкой с ответственным менеджером: источник, курс, уровень, удобное время. Запись на пробный урок и звонок после него ставятся задачами.

Шаг второй: группы и расписание

Группы формируются по преподавателю, кабинету и уровню. Система не даёт поставить два занятия в один кабинет, а администратор видит свободные места на одном экране.

Шаг третий: оплаты и долги

Для каждого ученика задаётся график оплат или абонемент. Перед сроком родитель получает напоминание, список должников обновляется автоматически.

Шаг четвёртый: зарплата преподавателей

Начисления идут по проведённым занятиям и утверждённой ставке: почасовой, за ученика или смешанной. Преподаватель видит свой расчёт.

Особенности для России

Пик заявок приходится на сентябрь и январь, весной растёт спрос на интенсивы перед экзаменами. Для образовательной деятельности с выдачей документов нужна лицензия, а родители могут оформить налоговый вычет за обучение, поэтому договоры и платёжные документы важно хранить вместе с карточкой ученика.

Связь с родителями

Родителям важна прозрачность: посещаемость, домашние задания, результаты пробных тестов и статус оплаты. Короткое сообщение после занятия и ежемесячный отчёт о прогрессе повышают доверие и продления. Уведомление о пропуске в тот же день помогает заметить проблему рано, пока ученик не ушёл совсем.

Удержание учеников

Заранее отмечайте учеников с риском ухода: два пропуска подряд, задержка оплаты, падение результатов. Ответственный связывается с родителем и выясняет причину.

Следующий шаг. Зарегистрируйтесь в Taska и настройте одну группу или оставьте заявку на демо на примере вашего центра.